Een van de eerste dingen die me in een organisatie opvallen, is wie er stilaan mee ophoudt iets te zeggen. In het begin voelen vergaderingen meestal open aan. Veronderstellingen worden in vraag gesteld, er komen verschillende standpunten op tafel, en onenigheid hoort er gewoon bij wanneer je samen iets uitzoekt. Niemand verwacht dat elke mening het haalt, en toch leeft het gevoel dat een bezorgdheid uitspreken nog iets kan veranderen.
Dat gevoel slijt ongemerkt, en het terugwinnen duurt veel langer dan de meeste leidinggevenden denken.
Eén moeilijk gesprek is zelden genoeg. Het gaat om herhaling: iemand erkent een bezorgdheid zonder er echt op in te gaan, of een vraag heeft al een antwoord voor iemand erover heeft kunnen nadenken. Mensen gaan de deur uit met de stille indruk dat de conclusie al vastlag voor ze binnenkwamen. Vragen worden voortaan voorzichtiger geformuleerd, twijfels afgezwakt voor ze uitgesproken worden, en sommige opmerkingen blijven helemaal binnen. Niemand besluit om te zwijgen; mensen passen zich aan, vergadering na vergadering.
Van buitenaf lijkt dat vooruitgang: kortere vergaderingen, minder wrijving, beslissingen die vlotter vallen. Het gesprek is intussen verhuisd naar een plek waar het de beslissing niet meer kan beïnvloeden. Na de vergadering, bij de koffieautomaat of op de parking, komen de vragen die rond de tafel geen plaats kregen stilletjes terug. "Eerlijk gezegd dacht ik precies hetzelfde als jij," of "Ik heb het niet aangekaart, want ik weet hoe het afloopt": je kent die zinnen waarschijnlijk. De informatie bestaat dan nog, ergens in de organisatie, alleen bereikt ze de beslissing niet meer op het moment dat ze nog richting had kunnen geven.
Het zijn meestal de meest ervaren mensen aan tafel die dat punt het eerst bereiken. Hun ervaring heeft hen geleerd welke discussies nog echt open zijn en welke al ergens anders beslecht werden.
Organisaties merken het meestal veel later dan de mensen die het meemaken. Procedures worden herschreven, rapportagelijnen aangepast, vergaderformats hertekend, terwijl mensen al besloten hebben dat spreken niets meer verandert.
Mensen blijven spreken zolang ze geloven dat hun oordeel nog een plaats heeft aan tafel.